Charte de nomenclature et classement des fichiers

Objectif

Assurer une organisation claire, cohérente et partagée des fichiers au sein d’une structure. Le but est de faciliter la recherche, le tri et la compréhension des documents, même plusieurs années après.

Certaines grosses structures utilisent des systèmes numérique de classement avec tags, etc. L’important est d’avoir une systématique facile à retenir. Tout ceci concerne la gestion de dossiers partagés.

Tip: Toujours se mettre à la place d’un·e collègue qui devrait retrouver le fichier dont on lui a parlé à la pause café.

Tip2: Ou au moment où il faudra lui expliquer comment le retrouver. Dans /communication/2010/correspondance/médias est mieux que /Docs Robert/Médias/…/Courrier/Lettres/archives/v2 …

Principe général

Chaque fichier et dossier doit avoir un nom :

Clair, qui décrit le contenu
Compréhensible par tous, sans abréviations obscures
Stable dans la forme, pour éviter les doublons ou confusions

Structure recommandée

[Date si nécessaire] [Nature du document] [Sujet ou service concerné] [Version ou auteur éventuel].[extension]

Exemples de noms de fichiers

Type de document	Exemple de nom de fichier
Procès-verbal	2025-06-03 PV équipe X.docx
Ordre du jour	2025-07-10 Odj coordination.docx
Courrier sortant	2026-03-17 Courrier demande subvention mairie.docx
Modèle de document	Modèle fiche d’inscription v2025.docx
Tableau récapitulatif	Tableau suivi absences personnel.xlsx
Document interne	Note fonctionnement salle de réunion v2023.pdf

Quand ajouter la date ?

Ajouter la date pour :

Documents récurrents (PV, ODJ, convocations)
Documents mis à jour régulièrement
Documents uniques pour lesquels la date est importante (courrier du x)

Format recommandé : AAAA-MM-JJ
👉 Cela permet un tri chronologique automatique.

Recommandé: imprimer une copie PDF:
👉 Pour un aperçu plus facile et éviter des problèmes de mise en page ou de corrections après coup..

Version ou auteur (facultatif)

Ajouter si besoin :

v1, v2, v2.1 (pour version)
Ou un prénom (Marie, Paul) si plusieurs contributeurices
v 2025 ou v 05-25 plutôt que v4 quand le versionnage est annuel ou mensuel

Exemples :

Note organisation bureau v2.docx
2025-07-15 PV réunion bureau Marie.docx
❌ Éviter : version finale, final.docx, final_final_OK_vrai.docx

Caractères autorisés / à éviter

✅ Espaces autorisés
❌ Interdits (risques techniques) : / \ ? % * : | " < >

Classement des fichiers

Organiser les dossiers de manière simple, cohérente et accessible pour tous les membres de l’équipe.
L’idée est de permettre de retrouver les documents rapidement, d’éviter les erreurs et de faciliter l’archivage annuel.

Le mieux est de se mettre d’accord en équipe et de définir des responsables (uniques si possible) par dossier. Les dossiers racines devraient correspondre à des grands domaines du projet.

Ex: Projet/Admin; Projet/Clients; Projet/Communication; Projet/Formation, etc.

De manière générale on créera un dossier par projet, puis des sous-dossiers en cascade par domaines.

1. Classer les documents par année

Lorsque le projet dure plusieurs années et qu’il y a beaucoup de documents, les fichiers doivent être rangés dans des sous-dossiers par année :

/2023/
   2023-04-18 PV réunion direction.docx
   Courrier demande financement activité 2023.docx

/2024/
   2024-02-15 PV réunion bureau.docx
   Note fonctionnement imprimante.pdf

Chaque année civile dispose de son propre dossier principal.
Tous les documents produits ou reçus pendant l’année doivent y être rangés.

Les documents doivent être rangés dans le dossier correspondant à l’année de création ou de réception, même s’ils concernent un projet futur ou antérieur.

2. Ne pas multiplier les sous-dossiers

L’arborescence doit rester simple, claire et courte. Éviter dans la mesure du possible les dossiers imbriqués inutilement (plus de 3 niveaux).

3. Utiliser le dossier « Boîte d’échange » si nécessaire

Si un document doit être enregistré temporairement avant d’être classé :

Le déposer dans un dossier temporaire /Boîte d'échange/
Ce dossier doit être vidé régulièrement (ex. une fois par mois)
Aucun document ne doit y rester de façon permanente

4. Éviter les doublons

Avant d’ajouter un dossier / un fichier, il faut vérifier :

Si le dossier / document existe déjà
Si une autre version n’a pas déjà été créée